Cómo hacer el presupuesto anual del curso (sin ser contador)

El error más común de las directivas nuevas es cobrar lo que cobró la directiva anterior, sin saber si alcanza. El resultado: a mitad de año falta plata para el paseo, y toca hacer una cuota de emergencia que nadie quiere pagar.

Un presupuesto anual no requiere ser contador. Requiere 2 horas de trabajo en marzo y honestidad sobre qué quieren hacer durante el año.

Paso 1: Lista todos los gastos del año

Empieza por lo previsible. Pregunta a la directiva saliente qué se gastó el año pasado. Si no hay registros, estima con margen holgado.

• Regalos: Día del Profesor, Navidad de los niños, cumpleaños mensuales
• Paseos: inscripción + transporte + colación
• Material escolar: cuadernos, lápices, plastilina para actividades
• Eventos: once de apoderados, cena de fin de año
• Imprevistos: siempre reserva un 15% del total

Paso 2: Calcula cuántas familias pagan

No todas las familias pagan. Historicamente, en un curso de 35 alumnos puedes esperar que el 70-80% pague completo, un 10% pague tarde y un 10% no pague. Planifica sobre el 70% para no depender de los morosos.

Paso 3: Define el monto de la cuota

Divide el gasto total proyectado por el número de familias pagadoras estimadas. Ese es tu mínimo. Suma un 10% de colchón. Ese es el monto que debes cobrar.

Mejor cobrar un poco más en marzo y devolver sobrante en diciembre, que cobrar de más en agosto cuando todos ya están complicados.

Paso 4: Decide si cobras cuota única o mensual

• Cuota única anual: menos fricción, más difícil de pagar. Funciona bien en cursos de nivel socioeconómico medio-alto.
• Cuotas mensuales: más accesible, pero más trabajo de cobranza para la tesorera.
• Cuota semestral: el punto medio más común en colegios chilenos.

Paso 5: Publica el presupuesto con los apoderados

Compartir el presupuesto al inicio del año elimina suspicacias y preguntas del tipo '¿en qué se gasta la plata?'. Un Google Sheet compartido o un aviso en OkeyCurso es suficiente. Transparencia desde el día uno.